8 kasus penggunaan ERP yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli sistem ERP

9 Min Read

Bagi organisasi yang kesulitan dengan data dan sistem yang berbeda, terputusnya komunikasi antar departemen, ketidakefisienan operasional, dan jeda waktu, membeli sistem ERP adalah solusi yang potensial.

Organisasi mengandalkan ERP untuk memecahkan sejumlah masalah mulai dari mendapatkan visibilitas ke dalam inventaris dan rantai pasokan hingga meningkatkan manajemen proyek dan pemantauan kepatuhan. Perangkat lunak ERP juga dipandang sebagai alat yang ampuh yang membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat.

Selain itu, ada faktor lain yang perlu dipertimbangkan sebelum memulai proses pemilihan produk ERP. Perangkat lunak ERP sangat bervariasi dalam fitur, opsi penerapan, dan harga, dan biasanya memberikan fleksibilitas yang sangat besar bagi bisnis. Namun fleksibilitas itu juga membuat keputusan pembelian menjadi sulit.

Karena ada begitu banyak jenis sistem ERP, mengetahui tujuan operasional, TI, dan bisnis spesifik suatu perusahaan adalah hal yang sangat penting sebelum mempertimbangkan pilihannya.

Jika tujuan awal sebuah perusahaan adalah memulai dengan satu komponen ERP, seperti CRM atau manajemen sumber daya manusia, dan menambahkan modul lain seiring pertumbuhannya, maka perusahaan tersebut harus memperhatikan dengan cermat perluasan dan skalabilitas setiap produk ERP.

Kasus penggunaan dan sistem ERP bersifat kompleks, dan kompleksitas tersebut meningkatkan risiko penerapan apa pun. Oleh karena itu, mendapatkan mitra bisnis atau integrator yang tepat untuk membantu implementasi ERP sama pentingnya dengan memilih sistem yang tepat.

Berikut delapan jenis kasus penggunaan ERP umum yang dapat membantu dalam memilih perangkat lunak ERP.

1. Otomatisasi bisnis

Katakanlah sebuah perusahaan kecil hingga menengah ingin meningkatkan proses bisnisnya, menghilangkan biaya dan inkonsistensi data di berbagai sistem, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Perusahaan mungkin memilih perangkat lunak ERP berbasis cloud, yang memungkinkannya mengganti sistemnya tanpa harus berinvestasi pada perangkat keras dan perangkat lunak ERP untuk pusat datanya. Sebaliknya, vendor cloud menjalankan infrastruktur ERP, yang secara efektif dibayar oleh perusahaan dalam langganan bulanan.

Dengan tim keuangan, perwakilan penjualan, dan pengguna bisnis lainnya masuk ke sistem yang sama dan bekerja dengan data yang konsisten dan terkini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat. Terlebih lagi, investasi ERP dapat menciptakan efek pengganda (multiplier effect) karena pengambilan keputusan yang lebih baik akan mendorong pertumbuhan pendapatan, yang dapat mengarah pada perluasan penggunaan sistem ERP, yang pada gilirannya dapat memungkinkan pertumbuhan yang lebih besar.

2. Proses bisnis khusus industri

Sebuah perusahaan di industri yang sangat terspesialisasi – misalnya, makanan dan minuman – biasanya menginginkan ERP disesuaikan dengan kebutuhan dan tekanan bisnis spesifiknya.

Memiliki sistem ERP khusus menghemat waktu perusahaan dalam mengadaptasi ERP ke lingkungan bisnisnya dan menyediakan infrastruktur dan alur kerja yang tepat untuk menjalankan proses bisnis yang unik untuk industrinya.

3. Integrasi perusahaan

Perusahaan besar yang memiliki sistem ERP lokal untuk proses internalnya, biasanya di kantor pusat perusahaan dan lokasi domestik lainnya, mungkin memerlukan cara cepat untuk bergabung dengan kantor global atau anak perusahaan yang baru diakuisisi.

Pilihan terbaik mungkin adalah pendekatan ERP dua tingkat yang menggabungkan versi berbasis cloud dari sistem ERP on-premise milik perusahaan — atau perangkat lunak yang kompatibel dari vendor berbeda — dengan fitur lokalisasi untuk fasilitasnya di berbagai negara. Situs jarak jauh dapat dimulai lebih cepat di cloud, sehingga memberikan waktu bagi perusahaan induk untuk mengintegrasikannya ke dalam ERP lokal.

Seiring waktu, perusahaan dapat memutuskan apakah akan memindahkan kantor jarak jauh dan anak perusahaannya ke ERP on-premise atau memigrasikan perusahaan ke versi cloud. Mengingat bias yang kuat saat ini terhadap cloud, pilihan terakhir lebih mungkin terjadi.

4. Manufaktur

Bagaimana jika produsen ingin mengintegrasikan proses produksinya, meningkatkan efisiensi, dan menghilangkan perbedaan data dan biaya lisensi karena menggunakan sistem yang berbeda untuk setiap fungsi?

Perusahaan mungkin akan memilih sistem ERP dengan fitur perencanaan kebutuhan material yang kuat untuk menyelesaikan masalah umum MRP, seperti pembelian dan pengelolaan komponen dan bahan mentah, serta pelacakan pesanan. Dengan juga menggunakan fitur manajemen pesanan ERP, perusahaan dapat mulai memproses pesanan mulai dari produksi, distribusi, dan pengiriman, diakhiri dengan pemenuhan pesanan dan pembayaran.

Sistem seperti ini juga dapat membantu mengotomatisasi fungsi-fungsi penting seperti manajemen inventaris, pembelian material, dan manajemen aset.

Pabrikan pada akhirnya dapat memperluas ERP ke area lain, seperti pemeliharaan prediktif, dengan menggunakan teknologi digital twin dan sensor IoT untuk memantau kinerja peralatan dan pada akhirnya mengurangi waktu henti.

5. Manajemen keuangan dan akuntansi

Dalam skenario umum lainnya, perusahaan yang menggunakan perangkat lunak akuntansi dasar mungkin melakukan ekspansi secara global dan perlu mengotomatisasi proses, seperti konversi mata uang, yang jika tidak maka harus dilakukan secara manual. Pemerintah mungkin juga menginginkan visibilitas yang lebih besar terhadap keuangannya, pelaporan yang tepat waktu, dan akses jarak jauh.

Untuk sistem ERP pertamanya, perusahaan kemungkinan akan memilih sistem ERP yang dapat secara otomatis mengkonversi mata uang berbagai negara dan berintegrasi dengan sistem perusahaan lainnya untuk pemrosesan kartu kredit dan penggajian, sehingga menghasilkan efisiensi lebih lanjut. Perusahaan kemudian dapat menghasilkan laporan rinci dan akurat dari sistem ERP dan memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat.

Terlebih lagi, integrasi keuangan yang ketat akan sangat membantu dalam menyatukan tim keuangan, pengguna bisnis, dan tenaga penjualan.

6. Manajemen pelayanan

Organisasi layanan profesional yang menginginkan koordinasi yang lebih baik antara tim keuangan, penjualan, dan operasinya serta ingin mengurangi kesalahan dengan memastikan bahwa setiap orang menggunakan data yang sama, kemungkinan besar akan memilih sistem ERP yang berorientasi layanan.

Perusahaan akan menggunakan ERP untuk melacak keterlibatan layanan dan mencatat aktivitas, konsumsi sumber daya, dan biaya yang terjadi. Sistem ini juga dapat mengingatkan operasi lapangan terhadap permintaan layanan baru berdasarkan siapa yang berada di dekatnya, sehingga mengurangi pemborosan sumber daya. Selain itu, sistem ERP baru dapat mendukung proses CRM dan membantu karyawan memenuhi kebutuhan pelanggan secara tepat waktu.

7. BI dan analitik

Katakanlah sebuah perusahaan menengah ingin memperluas ERP yang ada untuk mendapatkan analisis yang lebih baik dan meningkatkan efisiensi operasional. Untuk melakukan hal tersebut, perusahaan cukup menambahkan komponen intelijen bisnis ke ERP.

Namun bagaimana jika perusahaan juga ingin memperpendek siklus penutupan keuangan, meningkatkan akurasi akuntansi, dan memanfaatkan pemodelan keuangan tingkat lanjut dan penilaian risiko?

Dalam hal ini, bisnis harus membeli produk ERP yang memiliki kemampuan manajemen keuangan yang kuat, serta AI, pembelajaran mesin, dan analisis prediktif untuk memberikan wawasan waktu nyata guna pengambilan keputusan yang lebih tepat. Jika perusahaan menjual produk secara online, perusahaan juga dapat menggunakan kemampuan analitik untuk meningkatkan pengalaman e-commerce pelanggan.

8. Perdagangan elektronik

Hal ini juga umum bagi perusahaan untuk meningkatkan sistem ERP-nya — atau membeli ERP pertamanya — secara khusus untuk mendukung penjualan online. Cloud ERP hampir selalu menjadi pilihan karena konektivitas cloud sangat penting tidak hanya untuk menjalankan situs e-commerce, namun juga untuk mengintegrasikan banyak pemasok dan lokasi manufaktur yang terlibat dalam pembuatan dan pengiriman produk.

Sistem ERP cloud yang berpusat pada e-niaga dapat menangani sebagian besar atau seluruh tahapan strategi omnichannel dan mendukung berbagai model pengiriman, seperti langsung ke konsumen dan ritel. Beberapa perusahaan memperoleh kemampuan yang mendukung cloud dengan menambahkan modul CRM cloud atau aplikasi e-commerce ke ERP on-premise yang mereka gunakan untuk manufaktur, namun model penerapan all-cloud menjadi semakin umum karena cloud ERP semakin mendekati keseimbangan fungsional dengan on-premise. – ERP tempat.

Kedelapan kasus penggunaan ini tidak hanya melibatkan ERP fungsi dan modul yang dibutuhkan perusahaan, namun pertanyaan yang paling penting adalah apakah akan menerapkan sistem di lokasi, hanya di cloud, atau gabungan keduanya. Masalah penerapan tidak dapat dipisahkan dari pertanyaan fungsional, sebagian karena masalah tersebut sering kali memengaruhi kekayaan fitur dan kegunaan sistem ERP.

Catatan Editor: Artikel ini telah diedit, disusun ulang, dan diformat ulang pada tahun 2024 untuk meningkatkan pemahaman dan keterbacaan.

Mary E. Shacklett adalah presiden Transworld Data, sebuah firma analisis, riset pasar, dan konsultasi teknologi.

Christine Campbell dan Tony Kontzer berkontribusi pada laporan ini.

_______
diterjemahkan dari www.techtarget.com

Share This Article