6 cara untuk meningkatkan order-to-cash dengan proses penambangan

Langkah-langkah dalam proses pesanan-ke-tunai

Proses pesanan-ke-tunai dapat bervariasi tergantung pada jenis produk atau layanan yang dijual perusahaan, persyaratan pajak, dan proses akuntansi. Misalnya, penjualan B2B kompleks yang mengharuskan klien menjalankan proses pengadaan dan menyetujui faktur sebelum pembayaran akan melibatkan proses OTC yang berbeda dibandingkan penjualan sederhana yang dilakukan secara online.

Berikut adalah contoh proses pesanan-ke-tunai untuk pembelian suatu barang oleh pelanggan online:

1. Pelanggan melakukan pemesanan.
2. Pelanggan melakukan pembayaran penuh secara online atau menyetujui rencana pembayaran.
3. Sistem ERP melakukan konfirmasi data pesanan, termasuk pengecekan ketersediaan stok barang pesanan.
4. Sistem ERP menghasilkan faktur yang merinci biaya produk, pajak, dan pengiriman.
5. Perusahaan mengirimkan barang tersebut ke pelanggan.
6. Perangkat lunak ERP mengkonfirmasi pengiriman produk dan mencatatnya.
7. Sistem ERP mengonfirmasi bahwa pelanggan telah menyelesaikan pembayarannya atau memulai proses penagihan jika belum.

6 cara untuk meningkatkan order-to-cash dengan proses penambangan

Penambangan proses berpotensi membantu meningkatkan proses order-to-cash dalam beberapa cara berbeda, yang dapat menyebabkan operasional perusahaan secara keseluruhan berjalan lebih lancar.

1. Penambangan proses dapat mengidentifikasi hambatan dalam proses OTC

Hambatan OTC baru dapat muncul seiring dengan perubahan kebiasaan perusahaan dan pelanggan. Misalnya, pengiriman produk ke pelanggan mungkin memakan waktu lebih lama dari biasanya karena perusahaan mengalami kesulitan dalam merekrut supir truk pengiriman.

Penambangan proses dapat membantu mengidentifikasi hambatan ini, kata Bhrugu Pange, direktur pelaksana layanan teknologi di AArete, sebuah perusahaan konsultan manajemen global yang berlokasi di Boston. Pengguna kemudian dapat menentukan cara mengatasinya.

Namun, memastikan bahwa perangkat lunak penambangan proses merekonstruksi proses secara akurat dapat menjadi tantangan besar, kata Pange.

Pengguna harus mengonfirmasi bahwa mereka tidak membuat keputusan bisnis berdasarkan analisis yang salah.

2. Proses penambangan dapat menganalisis keakuratan faktur

Melakukan proses pesanan-ke-tunai biasanya melibatkan banyak aplikasi dan sistem, dan data penting dapat tidak sinkron saat berpindah antar sistem, sehingga menyebabkan kesalahan penagihan dan pengumpulan uang tunai.

Proses penambangan dapat membantu mengidentifikasi penyebab kesalahan faktur, kata Pange. Misalnya, penyebab umum kesalahan faktur adalah kurangnya keseragaman data, yang dapat terjadi jika pelanggan meminta faktur khusus atau perubahan pada produk dan layanan.

Meskipun penambangan proses dapat membantu menyoroti kesalahan, pengguna juga harus terus mengikuti praktik terbaik tata kelola data lainnya, kata Pange.

3. Penambangan proses dapat membantu memperbaiki variasi proses

Karyawan yang berbeda mungkin melakukan proses order-to-cash dengan cara yang berbeda, atau menggunakan sistem perusahaan yang berbeda dapat mengarah pada beragam pendekatan OTC.

Proses penambangan dapat menemukan variasi ini dan memberikan wawasan tentang cara menghindarinya jika diperlukan, kata Marshall Kelley, direktur asosiasi konsultasi teknologi di Protiviti, sebuah perusahaan konsultan global yang berlokasi di Menlo Park, California. Perusahaan kemudian dapat menerapkan prosedur standar dan terus memantau Proses OTC untuk variasi lebih lanjut.

4. Proses penambangan dapat membantu meningkatkan kepatuhan dan manajemen risiko

Penambangan proses juga dapat mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan dan membantu pengguna memprioritaskan upaya manajemen risiko. Misalnya, penambangan proses dapat mengidentifikasi jenis produk yang memerlukan penghitungan pajak khusus atau undang-undang setempat yang melarang perusahaan mengirimkan barang tertentu ke wilayah tertentu, seperti California, yang tidak mengizinkan pengiriman berbagai jenis produk ke negara bagian tersebut.

Setelah proses penambangan memberikan wawasan tentang indikator risiko, perusahaan dapat menerapkan perlindungan, seperti peringatan otomatis jika pengguna menghadapi masalah kepatuhan, kata Kelley.

Misalnya, perangkat lunak dapat memperingatkan pengguna di perusahaan produksi jika mereka mencoba melakukan pemesanan pelanggan ke California.

5. Penambangan proses dapat membantu meningkatkan otomatisasi

Otomatisasi dapat membantu mengurangi penundaan dan kesalahan manusia, dan proses pesanan-ke-tunai sangat cocok untuk otomatisasi. Namun, variasi data dapat menghalangi sistem untuk melakukan otomatisasi.

Banyak pemimpin perusahaan tidak menyadari bahwa faktor-faktor seperti jenis dokumen yang berbeda membuat perangkat lunak mereka tidak mungkin mengotomatisasi proses, kata Gretta Hermes, pemimpin transformasi proses Amerika Utara di Accenture, sebuah perusahaan layanan profesional yang berkantor pusat di Dublin. Penambangan proses dapat membantu mengidentifikasi masalah ini dan memberikan lebih banyak peluang untuk otomatisasi.

6. Proses penambangan dapat mengurangi penolakan dan pengembalian produk

Perusahaan mana pun yang mengirimkan produk berupaya menguranginya penolakan dan pengembalian produk semaksimal mungkin, dan proses penambangan berpotensi membantu organisasi melakukan hal tersebut.

Proses penambangan dapat menganalisis faktor-faktor seperti ketersediaan sesuai janji, yaitu jumlah persediaan yang diharapkan dimiliki perusahaan di masa depan, kata Hermes. Jika fluktuasi dalam ketersediaan terhadap janji menyebabkan penolakan dan pengembalian pesanan dalam jumlah besar, penambangan proses dapat mengidentifikasi hubungannya sehingga para pemimpin dapat mengambil tindakan.

George Lawton adalah seorang jurnalis yang tinggal di London. Selama 30 tahun terakhir, ia telah menulis lebih dari 3.000 cerita tentang komputer, komunikasi, manajemen pengetahuan, bisnis, kesehatan, dan bidang lain yang menarik minatnya.